Pourquoi déclarer son séjour ?
Premièrement car c’est obligatoire (voir le point ci-après). Deuxièmement car la déclaration a pour but de protéger les enfants en dehors de l’autorité/surveillance de leurs parents et également protéger les organisateurs afin d’éviter les accidents.
En l’occurrence, la SDJES va vérifier le casier judiciaire de tous les adultes déclarés au séjour, va contrôler le taux d’encadrement et s’assurer que les locaux choisis (quand le séjour à lieu en France) ont satisfait à plusieurs obligations de sécurité dans le cadre d’un accueil de mineurs.
Pour aller plus loin, cette réglementation est portée par le code de l’action sociale et des familles
Quand dois-je déclarer mon séjour ?
- A partir d’une nuit avec au moins 6 mineurs présents dans mon effectif, quelque soit l’endroit de mon séjour (France ou Etranger)
- Si mon séjour n’est pas DIRECTEMENT en lien avec une compétition (donc je ne déclare pas si je suis avec des mineurs pendant une compétition, mais je déclare mon stage si le stage a lieu AVANT la compétition sur un lieu différent de la compétition)
Quels sont les pré-requis à connaitre ?
- Si votre stage est organisé à destination de vos adhérents seulement, tous affiliés à une même fédération alors il s’agit d’un SEJOUR SPORTIF et non d’un CENTRE DE VACANCES (les règles d’encadrement diffèrent).
- Au sein d’un séjour sportif, l’encadrement est au minimum de deux adultes – quelque soit le nombre d’enfant présent. Il est donc interdit de partir seul avec 8 enfants par exemple.
- Si votre séjour a lieu en FRANCE, vous devez choisir un lieu d’hébergement possédant un numéro de local, c’est à dire un hébergement étant en capacité de recevoir des mineurs. La plupart des hôtels sont donc exclus de ce dispositif (sauf exception validée par la SDJES locale)
- A l’étranger, pas de numéro de local, mais une obligation de choisir un établissement garantissant des conditions de sécurité pour les mineurs présents (incendie, intrusion, sécurité général…)
1. Identifier l’autorité compétente
Je ne souhaite pas déclarer mon séjour, que risque t-on ?
En l’absence de déclaration, la personne organisatrice du séjour risque jusqu’à 3 ans de prison.
Comment déclarer son séjour ?
En utilisant les services de déclaration en ligne du TAM : https://tam.extranet.jeunesse-sports.gouv.fr/#/
Si vous n’avez pas encore d’accès organisateur, vous devez vous rapprocher de la SDJES de votre département afin d’obtenir vos accès à cette plateforme.
Voir l’annuaire des SDJES
La déclaration se déroule ensuite en 2 temps :
– La déclaration initiale -> 2 MOIS AVANT Minimum où j’indique mon « intention » d’organiser un séjour sportif avec des mineurs
– La fiche complémentaire -> 10 JOURS AVANT où je précise tous les éléments de contrôle de mon séjour à des fins déclaratives (encadrants, diplômes…)
Je reçois à la fin de cette déclaration, un récépissé de déclaration – attention ce document est déclaratif et ne justifie en rien que vous soyez en règle une fois le stage démarré. En cas de doute, n’hésitez pas à contacter la SDJES de votre département
Comment se déroule un contrôle par l’inspection académique ?
La plupart des contrôles ont lieu au hasard. L’inspecteur vérifie que les éléments déclarés sur le TAM sont bien la réalité sur le terrain. Ils inspectent également la sécurité générale de votre séjour en étant particulièrement vigilant sur la capacité des adultes présents, la sécurité de l’hébergement et les aspects sanitaires et la sécurité physique et morale des jeunes.
Lors du contrôle vous devrez présenter plusieurs pièces justificatives (liste non exhaustive) :
- Le récépissé de déclaration
- Le projet éducatif de l’association (le projet du club qui explique globalement l’objet de l’association)
- Le projet pédagogique du séjour qui doit décrire le séjour dans les grandes lignes, le planning, l’objectif, les actions éducatives etc…
- Le registre de présence des mineurs – qui prouve que les enfants sont comptés et pointés en permanence
- Le registre d’infirmerie qui consigne toutes les informations médicales et de santé des enfants
- Les documents sanitaires des mineurs et encadrants
- Les diplômes des encadrants leur permettant d’assurer leur fonction dans le séjour et sur le terrain (code du sport).
Que se passe t-il en cas de manquement ?
L’inspecteur jugera de la gravité du manquement et de l’insécurité des jeunes – il peut demander de corriger très vite la situation et à défaut mettre fin au séjour sur ordre préfectoral
Si le manquement est « léger », le club reçoit un rappel à la loi conclut par un rapport d’inspection.
Comment SPORT’N GO m’aide au niveau de ma déclaration ?
En tant qu’agence de voyage, nous sommes un intermédiaire entre vous et les fournisseurs du voyage. Nous assurons la coordination du voyage, toutefois au regard de la SDJES, l’organisateur du voyage pour les parents restent bien le club ou l’association. C’est donc bien à l’association ou au club de déclarer son séjour et non à l’agence de voyage.
Toutefois, SPORT’NGO s’assure que l’hébergement retenu (en France) possède bien un numéro de local et nous vous assistons dans vos démarches afin de vous faciliter la déclaration et l’organisation de votre séjour avec des mineurs.
Nos conseillers voyages sont là pour vous guider tout au long de ce processus et vous faciliter la vie.
